Вопросы и ответы

Последнее обновление информации: 22.11.2016 14:50

Каким образом направлять документы в адрес Ассоциации?

1. Документы (кроме заявлений) должны направляться с сопроводительным письмом, поясняющим цель направления документа. Направляемые документы указываются как приложение к сопроводительному письму.

2. Ассоциация настоятельно рекомендует своим членам озаботиться надлежащей организацией документооборота, предусматривающей обязательную регистрацию исходящих писем с проставлением на письме исходящего номера и исходящей даты. Также в бланке или в тексте письма необходимо указывать адрес организации для ответа.

3. В тексте писем и запросов необходимо указывать способ, которым адресант желает получить ответ на него, например: «Ответ на запрос просим выдать на руки нашему уполномоченному представителю без направления почтовым отправлением». В противном случае Ассоциация , преследуя цель соблюдения установленных законом сроков, будет направлять ответы на запросы и письма почтовым отправлением (в срок от 3 до 30 дней зависимости от предмета запроса или письма) с момента поступления таких запросов и писем.

4. Ассоциация рассматривает документы, имеющие надлежащие реквизиты. К числу таких реквизитов в обязательном порядке относится печать юридического лица (индивидуального предпринимателя), подпись уполномоченного лица, дата.

Кто вправе подписывать документы, направляемые в адрес Ассоциации?

1. Уполномоченным лицом признается лицо, действующее без доверенности от имени юридического лица (указанное как таковое в ЕГРЮЛ), а также лицо, действующее на основании доверенности. При подписи обязательно указывается основание полномочия лица на подписание документа, например: «Генеральный директор Иванов И.И.» или «Представитель по доверенности Петров П.П.».

2. Если документы подписывает лицо, действующее на основании доверенности, доверенность прикладывается к документам. Достаточно представить доверенность на подписание документов один раз. Представленная доверенность хранится в деле члена Ассоциации и подтверждает полномочия лица, подписывающего документы, в течение срока ее действия.

3. Доверенность, а также полномочия, предоставленные лицу уставом организации, является единственным подтверждением правомочности совершения подписи. Наименование должности (как и должностные обязанности) само по себе не дает права подписывать документы. Указанное относится к многочисленным случаям подписания документов заместителями директора, коммерческими, исполнительными директорами, главными инженерами и пр. Исключение составляют копии документов, связанных с кадровым учетом (копии трудовых книжек, дипломов, повышения квалификации), которые может заверять лицо, ответственное за ведение кадрового учета.

Каким образом заверять документы, направляемые в адрес Ассоциации?

1. Заверенная копия документа сама является документом. Незаверенная копия документа, а равно факс-копия, скан-копия, документом не является и Ассоциацией не рассматривается. Заверение документа совершается посредством проставления удостоверительной надписи «Копия верна», заверенной печатью организации и подписью уполномоченного лица. В обязательном порядке проставляется дата заверения (если от сотрудника Ассоциации не поступило отдельное указание). Например: «Копия верна: Генеральный директор ООО «Член Ассоциации» Сидоров А.А. (подпись) 14.05.2017».

2. При представлении большого количества копий однотипных документов (например, копий трудовых книжек или дипломов) допускается сшивать указанные копии вместе и удостоверять на месте сшивки. Также указывается количество листов в сшиваемом томе документов, например: «Копии документов верны. Прошито, пронумеровано и скреплено печатью 99 листов. Начальник отела кадров Иванов И.И. (подпись)»